Extra capaciteit in dataverwerking nodig bij fusie QuaWonen en Beter Wonen Ammerstol

Zijn je gegevens niet op orde, bel GROVER underdogs

In februari 2024 is Stichting QuaWonen gefuseerd met de kleinere collega-organisatie, Beter Wonen Ammerstol. Het dataprobleem waar QuaWonen bij die fusie tegenaan liep, was de aanleiding om contact op te nemen met GROVER underdogs. GROVER, gespecialiseerd in dataverwerking met mensen met vaak een afstand tot de arbeidsmarkt, had al eerder een opdracht voor QuaWonen uitgevoerd. Wendy du Prie, Functioneel beheer en informatievoorziening, legt uit: “De positieve ervaring van toen maakte het bijna vanzelfsprekend om contact op te nemen voor deze haastklus.”

De fusie bracht een dataprobleem met zich mee

De woningwaardebepaling van 268 woningen die QuaWonen overnam van Beter Wonen was niet digitaal op orde. Er was een fysieke ordner, waar de meeste data in stond, maar die moest in het digitale ERP-systeem van QuaWonen worden ingevoerd. En daar bovenop moesten de ontbrekende gegevens aangevuld worden. De dataspecialisten van GROVER gingen aan de slag om de informatie per woning uit de ordnerbestanden te halen en in te vullen in de daarvoor bestemde cellen in een Excel.

“Het was verbazingwekkend om te zien hoe snel kon worden opgeschaald. Voordat QuaWonen het projectplan had opgesteld en de Excel had ingericht, had GROVER zijn mensen al beschikbaar.”

Tijdens het vullen van de 89 velden per woning, kon door logisch na te denken ook de waarde van de meeste ontbrekende wooneenheden worden vastgesteld. Ter illustratie: bij een rijtje van zes woningen, beschik je voor vier van de zes over de nodige informatie. Van de twee waar je de informatie niet van hebt, kun je er zonder een te groot risico vanuit gaan dat deze gelijkwaardig zijn aan de andere vier. Op deze manier werd ontbrekende informatie toch goed onderbouwd aangevuld.

Bij het aanvullen van de juiste documentaire informatie in het ERP-systeem van QuaWonen, kwamen de dataspecialisten wat onregelmatigheden tegen. Ze zochten meteen toestemming om dit op te lossen en hebben pro-actief de informatieopslag van QuaWonen opgeschoond: “Ik ben momenteel bezig met de adressen in straat 1, maar zie nu dat er verschillende huurcontracten door elkaar gehaald zijn. Het huurcontract van nummer 2 staat bijvoorbeeld als tweede contract onder nummer 4, maar met de naam van de huurder van nummer 4 in de bestandsnaam. Nummer 2 heeft een huurcontract staan, maar dat is een kopie van het huurcontract van straat 2, nummer 6. Kan ik deze allemaal hernoemen en in de correcte mappen plaatsen?”

Hoe bevalt het werken met de mensen van GROVER underdogs?

Marian Bouter: “Het was verbazingwekkend om te zien hoe snel kon worden opgeschaald. Voordat QuaWonen het projectplan had opgesteld en de Excel had ingericht, had GROVER zijn mensen al beschikbaar. Dat maken we niet vaak mee. Omdat het voor ons een klus met zeer hoge urgentie was, maakte GROVER mensen vrij uit diverse andere lopende projecten om ons extra snel van dienst te kunnen zijn.”

“Voor de mensen van GROVER is het een soort roeping om het zo goed mogelijk te doen. En als ze iets afwijkends zien, wordt er direct melding van gemaakt en pro-actief gehandeld.”

Zouden jullie GROVER underdogs opnieuw inzetten bij een volgend probleem?

Marian Bouter: “Een volgende keer schakelen we GROVER weer in. GROVER is meer een partner dan een leverancier. Een partner op basis van gelijkwaardigheid. Ik zie de mensen van GROVER dan ook als externe collega’s.”
Wendy du Prie: “Ons motto is ‘Zijn je gegevens niet op orde, bel GROVER’. En o ja, de deadline is ruimschoots gehaald.”

 

Wat is jullie opgevallen aan hoe we werken bij GROVER?

Wendy du Prie: “Heel mooi was om te zien dat alle mensen betrokken bij de uitvoering van het project, ook daadwerkelijk meededen aan de kick-off Teams Meeting. Dit maakte dat iedere betrokkene de startinformatie uit de eerste hand had en er geen informatie-gap was tussen de teamleden. Voor de mensen van GROVER is het een soort roeping om het zo goed mogelijk te doen. En als ze iets afwijkends zien, wordt er direct melding van gemaakt en pro-actief gehandeld. GROVER verraste positief door die tomeloze inzet om het goed te doen. Ook een positief punt om te melden is dat de mensen van GROVER door het management worden beschermd tegen over-belasting. Zo was de gestelde deadline heilig. Dit betekende toen er in de beperkte tijdspanne meer werk moest worden verzet dat mensen niet een uurtje langer doorwerkten maar dat er een extra persoon naast werd gezet. Daarmee heeft GROVER ook maatschappelijk gezien bestaansrecht.”

Lees meer succesverhalen

QuaWonen

Van stoffig archief naar kansrijke toekomst Buitengewone Talenten banen de weg naar digitalisering Wat heb je aan een papieren archief als je de juiste informatie niet kan vinden? Door digitalisering van het archief wordt informatie vindbaar, toegankelijk en...

Vesteda

Archiveren van duizenden documenten lukt binnen drie weken Het werk blijft zich opstapelen terwijl er handen te kort zijn. Zo merkten de informatiespecialisten van Vesteda. Er lag al een tijdje een monsterklus op hen te wachten; het archiveren van duizenden...