Roeland de Graaff, projectleider gegevensconversie ERP, leidde het project: alle data uit het HaBeKo-systeem opsporen, beoordelen en migreren naar één gedeelde omgeving. “HaBeKo had in het verleden niet al hun gegevens overgezet naar het DMS van het ERP”, vertelt Roeland.

Een DMS is een documentbeheersysteem, in dit geval binnen de software die de corporatie gebruikt voor de dagelijkse bedrijfsprocessen: het ERP.

“Dus stond een deel van de documenten van actieve huurders verspreid over het voorheen gebruikte SharePoint en het actief gebruikte systeem. Ook plattegronden van woningen waren niet in de cartotheek binnen het ERP geregistreerd, maar in een map op Sharepoint.”

De gevolgen merkten de mensen van het klantcontactcenter direct. Een huurder belt. Maar de overeenkomst was niet in het huidige systeem te vinden. Roeland: “Dan kun je de huurder op dat moment niet verder helpen, maar moet er eerst op een andere plek gezocht worden. Dat is heel vervelend.”

De juiste mensen voor dit werk

Roeland kent dit soort trajecten: “Fusies hebben op het vlak van datamigratie de neiging open eindjes te houden. Zeker als niemand verantwoordelijkheid neemt voor ‘de restjes’.” Hij zocht een partij die de verantwoordelijkheid pakt en het werk echt afmaakt.

Via een rol bij een andere corporatie, kende hij GROVER underdogs. En ons team van Buitengewone Talenten. Neurodivergente professionals die door hun manier van denken dit soort werk heel goed kunnen: verbanden zien, volhouden en heel nauwkeurig werken.

Roeland: “Om dit goed te doen, heb je scherpte en analytische vaardigheden nodig. Daarom voelde de samenwerking met GROVER als de juiste keuze.”

37.000 bestanden, één voor één

Het archief op Sharepoint telde 37.234 bestanden. Veel van hen hadden geen context, geen structuur of specifieke bestandsnaam. Ons team begon met een RPA, een eenvoudig robotje, dat het archief doorliep en een eerste selectie maakte. Wat duidelijk niet relevant was, viel af. Wat wel van belang leek, bleef staan. Dat leverde nog 7.112 uit te zoeken bestanden op.

Hierna begon het handmatige werk. Document voor document: klopt dit nog? Is de huurder nog steeds huurder van deze woning? Dat controleerden we handmatig in het bestaande systeem: Viewpoint. Zo ja, dan werd het document van de huurder op SharePoint verplaatst naar een plek in het juiste dossier in Viewpoint.

Bij de plattegronden lag de uitdaging anders. Ons team zocht per woningplattegrond uit bij welke woning het hoorde, onder andere met Google Street View en andere online bronnen. Daarna pas kon het document worden genoteerd met een naam die iets zegt: een adres, een woningtype. De ERP-leverancier van WYwonen gaf de geïdentificeerde documenten later een plek in de woningcartotheek van het ERP-systeem.

“Het is een mooie uitdaging. Op zoek naar de juiste informatie in de juiste documenten.” — Mark, Data Quality Specialist, GROVER underdogs

Eén systeem, bruikbaar voor iedereen

Het project resulteerde in het opheffen van een schaduwadministratie naast Viewpoint. Zo werkt WYwonen vanuit een centrale omgeving. Huurcontracten, plattegronden, alles is vindbaar, actueel en compleet. Medewerkers kunnen een huurder opzoeken, vinden en direct helpen.

Maar het projectresultaat omvatte meer. Vier medewerkers van GROVER werkten hieraan mee. Het gaf hen werkervaring, zelfvertrouwen en inkomen. Mensen die door hun neurodivergentie het juiste talent hebben voor dit werk.

Eén systeem. Eén werkbaar archief. En een corporatie die haar huurders te woord kan staan.