Documenten anonimiseren

Gevoelige gegevens in documenten onleesbaar maken: het is een tijdsintensieve klus. Een volledig automatische oplossing is er niet. Anonimisering kan in veel contexten nodig zijn, bijvoorbeeld voor financieel gevoelige gegevens in documenten die gedeeld moeten worden met een derde partij. Of persoonsgegevens in overheidsdocumenten die openbaar gemaakt moeten worden in het kader van de Wet open overheid (Woo).

Wij anonimiseren documenten met precisie en expertise

Alle gewenste documenten óf hele dossiers automatisch anonimiseren. Met 1 druk op de knop een slim algoritme dat iedere pagina scant en alle privacygevoelige informatie maskeert. Dit is de wens! Maar helaas nog niet de realiteit.

Als gemeente, provincie of overheidsinstelling heb je al heel wat op je bord. Het anonimiseren van documenten is dan niet een activiteit waar je direct op zit te wachten.

Bij GROVER underdogs begrijpen we dat anonimiseren meer is dan alleen het verwijderen van namen; het is een kunst die precisie en expertise vereist. Of het nu gaat om een handvol pagina’s of omvangrijke projecten van duizenden pagina’s, wij zijn uitgerust om aan uw behoeften te voldoen.

Wat we doen:

Veilige toegang tot alle juiste bestanden

Bepalen van de scope

Anonimiseren, inzet van software

Controle en oplevering

“De voorbereiding was gedegen. Bij de startafspraak werd flink doorgevraagd en is het project tot in detail besproken. Aan de vragen via de chat werd wel duidelijk dat GROVER precies begreep waar het om ging. Ze waren zo secuur dat ze ook namen op onmogelijke plaatsen er uithaalden, bijvoorbeeld ergens rechtsonder in de hoek van een document. Een ander dingetje was het omzetten van allerlei documentenformats zoals Excel, geografische documenten, Word en PowerPoint naar pdf’s. Totaal praten we over meer dan 2.000 documenten die zijn geïnventariseerd en ontdubbbeld, zodat bijvoorbeeld dezelfde mail uit twee verschillende inboxen er niet twee keer in stond.”

Juridisch adviseurs

Rijkswaterstaat

Onze unieke aanpak

We hanteren een flexibele aanpak voor het anonimiseren van documenten, waarbij we rekening houden met zowel kleine als grote opdrachten. Onze capaciteit en ervaring stellen ons in staat om documenten te anonimiseren binnen een termijn die we samen vaststellen. Onze Talenten gebruiken software en kunnen accuraat handmatig werken.

Buitengewoon Talent in anonimiseren

Ons team van Buitengewone Talenten is niet alleen getraind in de nieuwste anonimiseringstechnieken, maar heeft ook de ervaring die nodig is om gevoelige informatie correct te behandelen. We maken de juiste afwegingen, gebaseerd op een grondige kennis van privacywetten, en werken volgens de specifieke anonimiseerinstructies van jouw organisatie.

WOO verzoek

Op 1 mei 2022 is de nieuwe Wet open overheid (Woo) gestart. Deze wet vervangt de oude Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is om het voor iedereen makkelijker te maken om overheidsinformatie te vinden en te gebruiken. Gemeenten en andere overheidsorganisaties moeten nu uit zichzelf informatie openbaar maken en adequaat reageren op verzoeken om informatie van burgers. Dat zijn de Woo-verzoeken.

De Woo is er voor alle overheden, zoals de landelijke overheid, provincies, gemeenten en waterschappen. Ook organisaties of bedrijven die werken onder verantwoordelijkheid van de overheid vallen onder de Woo. Een transparante overheid: dat is het doel van de Wet open overheid. De Woo zorgt ervoor dat overheidsinformatie beter vindbaar, doorzoekbaar en uitwisselbaar is.

Waarom is het zo belangrijk om gegevens te anonimiseren?

Beschikbaarheid en schaalbaarheid

GROVER underdogs’ anonimiseringsdiensten zijn uiterst schaalbaar en flexibel, ontworpen om mee te groeien met projecten. Van kleine datasets tot grote databanken, onze aanpak past zich naadloos aan je behoeften aan. Met goede voorbereiding en bepaling van scope, gaan snelheid en nauwkeurigheid hand in hand.

Geschikte software

Onze Talenten zijn goed in dataverwerking en zijn niet bang om repeterende werkzaamheden uit te voeren. Maar ook zij vinden het prettig om de juiste software in te zetten voor meer gemak. Het kiezen van de juiste software voor datamaskering is essentieel voor het veilig anonimiseren van gegevens. We kunnen software gebruiken die door de organisatie beschikbaar wordt gesteld of gebruiken software die we zelf aanschaffen (onafhankelijk van wat er nodig is).

Garantie

Met GROVER underdogs kies je voor een partner die waarde hecht aan vertrouwelijkheid en nauwkeurigheid. Wij zorgen ervoor dat documenten anoniem worden, terwijl de inhoud behouden blijft. Door de inzet van Buitengewone Talenten, de juiste software en ervaring uit projecten zoals voor Rijkswaterstaat, kun je op onze expertise vertrouwen.

Onze werkwijze

Fase 1

“Ontvangen” bestanden

GROVER underdogs kan documenten veilig ontvangen binnen de fileshare-omgeving van je eigen organisatie. Bestanden kunnen in hun originele formaat worden geüpload, zonder dat deze de organisatie verlaten. Zo maken we een veilige en efficiënte start van het anonimiseringsproces.

Fase 2

Bepalen scope

Bij de aanvang van het anonimiseren doen we een inventarisatie en analyse. Hieruit halen we het aantal pagina’s (omvang van de opdracht) en de complexiteit. Hierna bespreken we de conclusies en vervolgstappen met de opdrachtgever.

Fase 3

Anonimiseren / Gebruik van software

Bij het bepalen van de scope maken we duidelijk welke informatie precies afgelakt moet worden. Dit is informatie waarop een uitzonderingsgrond van toepassing is. Het moet wel zichtbaar zijn waar de tekst onleesbaar is gemaakt, dus maskeren we de informatie bijvoorbeeld met een zwart or grijs kader. De anonimisering wordt daarna volgens het 4-ogen principe gecontroleerd door een tweede medewerker.

Fase 4

Controle en oplevering

Als we hebben afgesproken dat de anonimisering ook door je eigen organisatie wordt gecontroleerd, stellen we de documenten voor de afronding nog beschikbaar. Dit kan ook een eigen juridische check omvatten. Wij leveren de documenten in elk geval op in aparte en doorzoekbare pdf-bestanden, met een duidelijk opleveringsoverzicht.