Documenten anonimiseren (Wet openbare overheid)
Gevoelige gegevens in documenten onleesbaar maken: het kan een tijdsintensieve klus zijn.
Anonimisering; financieel gevoelige- of persoonsgegevens, je wilt ze onleesbaar maken voordat je ze deelt met een derde partij of in het openbaar (Woo).
Wij anonimiseren documenten met precisie en expertise
Het anonimiseren van documenten – ook wel lakken genoemd – is precisiewerk. Persoonsgegevens en financieel of bestuurlijk gevoelige informatie moeten zorgvuldig onleesbaar worden gemaakt voordat documenten worden gedeeld met derden of openbaar worden gemaakt op grond van de Wet open overheid (Woo).
Een volledig automatische én foutloze oplossing bestaat nog niet. Anonimiseren vraagt om juridische kennis, ervaring én een scherp oog voor detail.
Grover underdogs helpt overheidsorganisaties bij het professioneel anonimiseren (lakken) van documenten voor Woo‑verzoeken.
Wat we doen:
Veilige toegang tot alle juiste bestanden
Bepalen van de scope
Anonimiseren, inzet van software
Controle en oplevering
“De voorbereiding was gedegen. Bij de startafspraak werd flink doorgevraagd en is het project tot in detail besproken. Aan de vragen via de chat werd wel duidelijk dat GROVER precies begreep waar het om ging. Ze waren zo secuur dat ze ook namen op onmogelijke plaatsen er uithaalden, bijvoorbeeld ergens rechtsonder in de hoek van een document. ”
Documenten anonimiseren: meer dan namen zwartlakken
In de praktijk is anonimiseren meer dan het verwijderen van namen. Bij Woo‑verzoeken moeten documenten worden beoordeeld op alle uitzonderingsgronden van de Wet open overheid. Dat vraagt om kennis van wetgeving én om zorgvuldige uitvoering.
Werk je bij een gemeente, ministerie, provincie, waterschap of uitvoeringsorganisatie? Dan herken je dit:
- beperkte tijd en capaciteit
- hoge juridische verantwoordelijkheid
- grote volumes documenten
- druk om termijnen te halen
Wij nemen het anonimiseringsproces uit handen, zodat jij je kunt richten op je kerntaken.
Voor wie?
Deze dienstverlening is bedoeld voor:
- gemeenten
- ministeries en uitvoeringsorganisaties
- provincies en waterschappen
- andere organisaties die onder de Woo vallen
Of het nu gaat om een paar documenten of duizenden pagina’s: wij schalen mee.
Waarom GROVER underdogs voor het anonimiseren van gegevens?
Kwaliteit
Omdat we werken met het vierogenprincipe, ben jij zeker van kwaliteit. Binnen ons team voeren we controles uit.
Flexibel
Onze anonimiseringsdiensten zijn uiterst schaalbaar en flexibel, ontworpen om mee te groeien met projecten.
De juiste software
We werken met de software van de organisatie of gebruiken onze eigen tools, altijd afgestemd op de opdracht.
Ervaring met anonimiseren
Wij weten van de valkuilen bij het anonimiseren van documenten. Én hoe we niet in de valkuilen trappen. Dat heet ervaring.
Onze werkwijze
Fase 1
“Ontvangen” bestanden
GROVER underdogs kan documenten veilig ontvangen binnen de fileshare-omgeving van je eigen organisatie. Bestanden kunnen in hun originele formaat worden geüpload, zonder dat deze de organisatie verlaten. Zo maken we een veilige en efficiënte start van het anonimiseringsproces.
Fase 2
Bepalen scope
Bij de aanvang van het anonimiseren doen we een inventarisatie en analyse. Hieruit halen we het aantal pagina’s (omvang van de opdracht) en de complexiteit. Hierna bespreken we de conclusies en vervolgstappen met de opdrachtgever.
Fase 3
Anonimiseren / Gebruik van software
Bij het bepalen van de scope maken we duidelijk welke informatie precies afgelakt moet worden. Dit is informatie waarop een uitzonderingsgrond van toepassing is. Het moet wel zichtbaar zijn waar de tekst onleesbaar is gemaakt, dus maskeren we de informatie bijvoorbeeld met een zwart of grijs kader. De anonimisering wordt daarna volgens het vier-ogen principe gecontroleerd door een tweede medewerker.
Fase 4
Controle en oplevering
Als we hebben afgesproken dat de anonimisering ook door je eigen organisatie wordt gecontroleerd, stellen we de documenten voor de afronding nog beschikbaar. Dit kan ook een eigen juridische check omvatten. Wij leveren de documenten in elk geval op in aparte en doorzoekbare pdf-bestanden, met een duidelijk opleveringsoverzicht.
Wat opdrachtgevers zeggen
“Het is fijn dat de Talenten zelf actief meedenken en iets verifiëren als ze ergens niet zeker over zijn. Daarbij zijn ze flexibel en schakelen snel. Dat werkt prettig, de underdogs voelen dan ook als onderdeel van ons eigen team.”
Wat is een Woo‑verzoek?
Sinds 1 mei 2022 geldt de Wet open overheid (Woo). Deze wet verplicht overheden om informatie actief openbaar te maken en om verzoeken van burgers zorgvuldig af te handelen.
De Woo geldt voor:
- landelijke overheid
- provincies
- gemeenten
- waterschappen
- organisaties die onder verantwoordelijkheid van de overheid werken
Transparantie is het doel. Een zorgvuldige anonimisering is een randvoorwaarde.
Hulp nodig bij het anonimiseren van Woo‑documenten?
Grover underdogs ondersteunt overheidsorganisaties bij het anonimiseren (lakken) van documenten voor Woo‑verzoeken. Met ervaring, precisie en respect voor wet- en regelgeving.
Vraag vrijblijvend een offerte aan.
Andere succesverhalen
