Archiveren van duizenden documenten lukt binnen drie weken

Het werk blijft zich opstapelen terwijl er handen te kort zijn. Zo merkten de informatiespecialisten van Vesteda. Er lag al een tijdje een monsterklus op hen te wachten; het archiveren van duizenden documenten. Dat moest nu toch echt een keer gebeuren; snel en precies. Én dat bovenop het dagelijkse werk.

Als woningbelegger investeert Vesteda pensioenen verzekerigspremies in middenhuurwoningen in Nederland. De verhuurportefeuille telt bijna 28.000 woningen. Voor elke woning houdt Vesteda vele documenten bij, van verhuurcontracten tot inspectierapporten en energielabels.

Het netjes en overzichtelijk archiveren van ál die documenten is monnikenwerk. “Er was behoorlijk wat achterstand opgelopen in die werkzaamheden, omdat andere werkzaamheden voor huurders bij ons altijd voorrang krijgen”, vertelt Karin Heemskerk, teamleider Customer Service & Support bij Vesteda. “Met het Customer Supportteam vroegen we ons af ‘Waar halen we de tijd vandaan om onze archiveringswerkzaamheden uit te voeren?’”

Extra handjes

Via-via kwamen we in contact met Giedo Lankhorst van GROVER underdogs. Hij had de oplossing: extra handjes. Nauwkeurige handjes om precies te zijn. GROVER underdogs is een ICT dienstverlener uit Schoonhoven. Hier werken IT’ers die door fysieke of psychische aandoening een (voormalige) afstand tot de arbeidsmarkt hebben.

“Waar halen we de tijd vandaan om onze archiveringswerkzaamheden uit te voeren?”

“Onze buitengewone IT-talenten hebben soms wat extra begeleiding en structuur nodig maar blinken uit in nauwkeurigheid en focus”, vertelt Giedo Lankhorst, oprichter van GROVER, trots. “Daar ligt voor bedrijven én de talenten een kans.” Ideale hulptroepen dus wanneer je veel gegevens nauwkeurig wilt verwerken.

Duizenden documenten archiveren

Levi en Johan hadden hun arbeidscontract bij GROVER nog maar net getekend toen ze werden ingewerkt door Maja, medewerker van de afdeling Customer Support, om Vesteda te helpen. Beiden hebben autisme, wat hen voorheen belemmerde bij het vinden van werk. Maar voor het dataproject van Vesteda is dat juist hét broodnodige talent. Hierbij zijn focus en nauwkeurig werken de sleutelfactoren! Na een korte online training gingen Levi en Johan dan ook meteen aan de slag.

Samen koppelden Levi en Johan handmatig duizenden documenten vanaf een lokale server aan het onlinesysteem. Onder andere inspectierapporten, zonnepaneeldossiers en verhuurdersdossiers. Niet alleen moest elk bestand één voor één opgeslagen worden, ook kreeg elk bestand verschillende labels. Bijvoorbeeld een label met het type bestand. Zo kunnen alle documenten makkelijk worden teruggevonden.

Karin vertelt dat ze niet had verwacht dat Levi en Johan zo snel en zo secuur zouden werken. “Ik vind het bijna jammer dat ik geen achterstallig archiveringswerk meer voor ze heb liggen.” Volgens de berekening zou het project twee en een halve maand duren. Maar de IT’ers archiveerden de documenten in drie weken tijd. “We werken nu eenmaal snel”, lacht Levi. “Ik vind het fijn werk. Steeds dezelfde handelingen uitvoeren vind ik makkelijk werken.”

“Door fysieke klachten en mijn autisme kon ik lange tijd geen baan vinden. Tot ik bij GROVER solliciteerde.”

Buitengewoon talent krijgt een kans bij GROVER

Ondanks hun talenten, zochten Levi, Johan en de andere collega’s van Giedo, lang naar een passende baan. Een baan waar ze blij van worden en waar ze zelfwaardering uit halen. GROVER geeft hen de kans om de afstand te verkleinen, om bij te leren en zich trots te voelen. Dat doet het bedrijf door enerzijds werkplekken en projecten aan te bieden die bij hen passen. Anderzijds door mee te denken hoe de talenten van deze medewerkers maximaal benut kunnen worden. Denk aan thuiswerken voor een prikkelvrije omgeving en flexibele werktijden als iemand vaker rustmomenten nodig heeft.

Rond begin november 2022 begonnen Levi en Johan voor het eerst bij GROVER. “De eerste maand is omgevlogen,” vertelt Johan, “ik heb het erg naar mijn zin!” Zowel Levi als Johan werden door jobcoaches geholpen bij het zoeken naar een baan. Johan vertelt: “Door fysieke klachten en mijn autisme kon ik lange tijd geen baan vinden. Tot ik bij GROVER solliciteerde. Giedo geeft mij een kans.” Levi vult aan: “Veel bedrijven vragen om veel ervaring, die kan je niet opdoen als je nergens kunt beginnen.”

Een win-win situatie voor bedrijven én buitengewone talenten

Buitengewone talenten koppelen aan precieze dataprojecten, dat is de focus van GROVER. Zo creëert het bedrijf een win-winsituatie. Vesteda heeft zijn archief bijgewerkt en Levi en Johan hebben werk dat goed bij hen past. Karin sluit af “Ik weet nu waar ik terecht kan en adviseer andere organisaties die met hetzelfde probleem zitten, om ook contact op te nemen met GROVER.