Waarom zijn Kritische prestatie-indicatoren (KPI’S) van belang?
‘Als je niet kunt rekenen, word je heel de tijd belazerd.’ Een quote van Ionica Smeets, hoogleraar Wetenschapscommunicatie aan de Universiteit van Leiden en schrijver het van onlangs verschenen boek Superlogisch. De ondertitel van het boek luidt: Hoe getallen je helpen om de wereld beter te begrijpen. Ook organisaties willen we de wereld graag beter begrijpen zodat beslissingen juist genomen worden. Het interessante van de columns van Ionica is dat het niet zozeer gaat om beter te worden in wiskunde, maar om de manier van beredeneren. Ben jij in staat om met gevoel voor getallen een goede schatting te maken of word je snel belazerd?
Nieuwsgierig geworden? lees hier de columns in de Volkskrant.
De realiteit is dat onze ‘data-driven’ economie anno vandaag betekent dat getallen belangrijk zijn, ongeacht in welk werkgebied jij je bevindt. En ja, dat lijkt misschien vooral ingewikkeld of ‘gedoe’. In dit artikel delen we hoe jij de glamorous variant van het ‘jongetje met de dikke brillenglazen’ kunt worden door je Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) te volgen.
Waarom zou je die KPI’s überhaupt in beeld willen hebben? Vier redenen die mij opvallen en die ik hieronder uitgebreider toelicht:
- KPI’s versterken het moreel van werknemers
- KPI’s ondersteunen en beïnvloeden bedrijfsdoelstellingen
- KPI’s bevorderen persoonlijke groei
- KPI’s zijn cruciaal voor prestatiebeheer
KPI’s versterken moraal van werknemers
Zowel binnen kleine als – in hogere mate – grote organisaties kan er een gevoel van afstand ervaren worden tussen de prestaties van de organisatie en de inspanningen van het individu. Een killer voor de motivatie van medewerkers. En een die makkelijk voorkomen kan worden wanneer cijfers inzichtelijk zijn. Wanneer medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor de KPI’s, is de kans groter dat ze zichzelf pushen en meer voldoening krijgen van een goed uitgevoerde taak.
De waarde van KPI’s voor bedrijfsdoelstellingen
Elk zichzelf respecterende organisatie heeft een bedrijfsmissie en -visie. Deze missie en visie dienen vertaald te worden naar duidelijke organisatie- en afdelingsdoelen. In dit geval zijn KPI’s belangrijk omdat ze in de besluitvorming de bedrijfsdoelstellingen in het oog houden. Bovendien helpt het om deze KPI’s binnen de organisatie te communiceren, zodat bij medewerkers de overkoepelende doelstellingen van het bedrijf (of de afdeling) top of mind zijn.
Hoe KPI’s persoonlijke groei bevorderen
Niet elke campagne of productupdate bereikt zijn doelen. Maar het monitoren van prestaties ten opzichte van die doelen – of die nu goed of slecht zijn – creëert een leeromgeving.
Met KPI’s kan een team op elk moment hun prestaties volgen. Dit maakt leren van successen en mislukkingen een dagelijkse (in plaats van een maandelijkse of jaarlijkse) activiteit. En daarmee is ook het klassieke beoordelingsgesprek meteen achterhaald. Een andere reden waarom KPI’s belangrijk zijn voor persoonlijke groei, bouwt voort op het idee van een verhoogd moreel. Wanneer werknemers hun prestaties monitoren en meteen kunnen reageren, worden niet alleen doelen eerder bereikt, maar wordt vooral begrepen hoe dit in de toekomst beter kan. Dit idee van voortdurende verbetering stelt mensen in staat om veel meer te bereiken dan ze denken, wat essentieel is voor tevredenheid op de werkplek en voortdurende persoonlijke groei.
Het belang van KPI’s voor prestatiebeheer
Misschien wel de belangrijkste reden om te sturen op prestatie-indicatoren: ‘if you measure it, you can manage it’. Vertaald: als je het kan meten, kan je het beheren. Het moreel, de cultuur en de competenties van medewerkers dragen allemaal bij aan prestaties. KPI’s vereenvoudigen prestatiebeheer door medewerkers in een organisatie niet alleen te tonen wat zij zelf doen (als team), maar ook wat anderen doen. Deze transparantie zorgt ervoor dat communicatielijnen vereenvoudigen, dat ‘de neuzen’ sneller dezelfde kant opstaan. Omdat het antwoord op de vraag ‘Hoe gaat het met ons?’ is gebundeld in een duidelijk overzichtelijk dashboard.
Welke KPI helpt jouw bedrijf vooruit?
Overtuigd dat KPI’s helpen in jouw bedrijfsvoering? Dan is het tijd om te beslissen welke KPI’s bepaald moeten worden. Zoals in veel gevallen is ook dit een kwestie van logisch nadenken en doen. Start met het beantwoorden van de onderstaande vraag:
“beste @naam, in je huidige rol, wat is de meest belangrijke
Indicator die jouw prestatie bepaalt? Hoe heb je deze geselecteerd,
waarom is deze van belang en hoe houd je het in de gaten?”
Met dit antwoord in de hand, is het tijd om het verhaal erachter te vertellen. Dus, hoe heb je die KPI uit zoveel anderen gekozen? Welke uitdagingen zag je? Voor welke uitdaging stond het bedrijf of jouw team? Welke aanpak heb je gebruikt om de juiste KPI voor jouw situatie te selecteren? Grover advies helpt om jouw KPI te bepalen en vooral het verhaal erachter concreet te maken. Onze stelling: hoe minder KPI’s je volgt, hoe beter je in staat bent op deze KPI’s te sturen.